Берите за основу структуру: фиксируйте дату, время, место встречи, список присутствующих и отсутствующих (с указанием причины). Четко обозначьте повестку дня в самом начале протокола – так все участники сразу поймут, какие вопросы будут обсуждаться. Не забудьте указать ФИО председателя и секретаря собрания, именно они отвечают за достоверность информации.
Записывайте ключевые моменты обсуждений по каждому пункту повестки. Вместо общих фраз типа «Обсудили вопрос финансирования» указывайте конкретные цифры: «Родители согласовали выделение 5000 рублей на покупку новых игрушек для группы «Солнышко»». Отметьте, какие предложения были выдвинуты, какие вопросы заданы, и кто выступал. Это поможет потом освежить в памяти детали дискуссии.
Особое внимание уделяйте фиксированию принятых решений. Например, вместо «Решили покрасить забор» пишите: «Принято решение: поручить Иванову И.И. закупку краски синего цвета для покраски забора. Срок исполнения: 15 июля 2024 года». Указывайте ответственных за выполнение задач и конкретные сроки – это повышает вероятность того, что дело будет сделано. Утверждайте каждую запись и решение голосованием (количество «за», «против», «воздержались»).
Не стесняйтесь использовать сокращения (например, ФИО вместо полного имени), но обязательно расшифруйте их в начале протокола, чтобы избежать путаницы. Прилагайте к протоколу все важные документы, которые обсуждались на собрании (сметы, отчеты и т.п.). Сканируйте их и прикрепляйте в формате PDF или делайте ссылки на онлайн-хранилище. Распространяйте протокол в электронном виде среди всех родителей, даже тех, кто отсутствовал на собрании. Это обеспечит прозрачность и вовлеченность всех членов родительского комитета.
Как составить протокол родительского собрания в детском саду
Зафиксируйте в протоколе дату, время и место проведения собрания. Обязательно укажите ФИО председателя и секретаря собрания. Начните с перечисления присутствующих родителей (или их законных представителей), указав ФИО ребенка и группу, которую он посещает. Если кто-то отсутствовал, отметьте это.
Четко сформулируйте повестку дня. Представьте каждый пункт повестки как вопрос для обсуждения. Запишите краткое содержание каждого выступления по каждому пункту. Выделите основные идеи, предложения и замечания, высказанные родителями и воспитателями.
Точно фиксируйте все принятые решения по каждому вопросу. Укажите ответственных за выполнение принятых решений и сроки их исполнения. Например:
| Вопрос | Решение | Ответственный | Срок |
|---|---|---|---|
| Организация утренника к 8 марта | Согласовать сценарий с музыкальным руководителем. Купить подарки детям. | Родительский комитет (Иванова, Петрова) | До 1 марта |
| Ремонт детской площадки | Подать заявку на выделение средств в администрацию детского сада. Организовать субботник. | Председатель родительского комитета (Сидоров). Все родители. | Апрель |
В протоколе отразите результаты голосования, если таковое проводилось. Укажите, сколько человек проголосовало «за», «против» и «воздержалось». Если решение принято единогласно, отметьте это.
Заверьте протокол подписями председателя и секретаря собрания. Распечатайте копии протокола и предоставьте их для ознакомления всем родителям группы. Храните оригинал протокола в доступном месте, определенном родительским комитетом.
Обязательные пункты в начале протокола
Укажите полное название детского сада в самом начале протокола. Это помогает быстро идентифицировать учреждение и избежать путаницы. Пример: «Протокол №3 собрания родительского комитета МБДОУ «Солнышко» г. N».
Обязательно зафиксируйте дату, время и место проведения собрания. Точность в деталях исключает разногласия в дальнейшем. Пример: «Дата: 15 мая 2024 г. Время: 18:00. Место: Музыкальный зал».
Перечислите присутствующих членов родительского комитета. Укажите их полные имена и, если необходимо, занимаемые должности в комитете (председатель, секретарь и т.д.). Добавьте строку для указания количества отсутствующих с указанием причины (если известно). Пример: «Присутствовали: Иванова А.П. (председатель), Петрова И.С. (секретарь), Сидоров В.Г. Отсутствовали: Кузнецова Е.Н. (по причине болезни)».
Включите в протокол информацию о приглашенных лицах (если таковые имеются), указав их ФИО и должность. Это обеспечит полноту протокола и отразит, кто еще участвовал в обсуждении вопросов. Пример: «Приглашенные: Заведующая детским садом — Смирнова О.В., Воспитатель группы №5 — Васильева М.И.»
Четко сформулируйте повестку дня собрания. Перечислите все вопросы, которые планируется обсудить, в порядке их рассмотрения. Используйте нумерованный список для наглядности. Пример: «Повестка дня: 1. Утверждение плана мероприятий на летний период. 2. Обсуждение вопросов безопасности детей во время прогулок. 3. Сбор средств на приобретение новых игрушек.»
Определите секретаря собрания в самом начале протокола. Секретарь отвечает за ведение протокола и его достоверность. Пример: «Секретарем собрания избрана Петрова И.С.». Укажите способ голосования (если необходимо) за кандидатуру секретаря.
Формулировка вопросов повестки дня
Чтобы повестка дня родительского собрания была четкой и понятной, формулировки вопросов должны быть конкретными и лаконичными. Избегайте общих фраз и избыточных деталей.
- Начните каждый пункт повестки с глагола в повелительном наклонении: «Обсудить…», «Рассмотреть…», «Принять решение о…».
- Сформулируйте вопрос кратко, но емко, чтобы он отражал суть обсуждаемой темы. Например, «Обсудить организацию праздника Новый год в детском саду».
- Расположите вопросы в логической последовательности, чтобы повестка была структурированной.
- Выделите наиболее важные вопросы, которые требуют принятия решений, и поместите их в начало повестки.
- Укажите, по каким вопросам необходимо проголосовать или принять решение.
Четкая и лаконичная формулировка вопросов повестки дня позволит эффективно организовать работу родительского собрания и принять все необходимые решения.
Фиксация выступлений и предложений
Детально записывайте каждое выступление, указывая имя выступающего и суть его слов. Например: «Иванова М.П. предложила организовать мастер-класс по изготовлению кормушек для птиц силами родителей». Такой подход сохранит контекст и позволит точно понимать, кто несет ответственность за конкретное предложение.
Фиксируйте не только основные тезисы, но и детали, которые могут показаться незначительными. Кто именно будет проводить мастер-класс? Какие материалы нужны? Когда лучше его провести? Эти уточнения помогут избежать недопониманий при реализации плана.
Отражайте разные точки зрения. Если предложение вызвало дискуссию, запишите аргументы «за» и «против», отмечая, кто их высказал. Это обеспечит объективность протокола и позволит учесть все нюансы при принятии решения.
Используйте краткие и понятные формулировки. Избегайте сложных конструкций и канцеляризмов. Важно, чтобы протокол был легко читаемым для всех членов родительского комитета.
Сразу после каждого выступления уточняйте, является ли предложение официальным и требует ли оно голосования. Если да, зафиксируйте это в протоколе. «Предложение Ивановой М.П. о мастер-классе вынесено на голосование».
Ведите учет всех предложений в виде нумерованного списка. Это упростит поиск нужной информации и позволит легко отслеживать ход обсуждения каждого вопроса. Используйте теги `
- ` и `
- ` для оформления списка непосредственно в тексте протокола.
Определите ответственного за контроль исполнения каждого принятого предложения. Укажите его имя в протоколе рядом с записью о соответствующем решении. «Организация мастер-класса: ответственная – Петрова А.С.».
Голосование и принятые решения
Все родители единогласно проголосовали за открытие дополнительной секции рисования для детей старшей группы. Данное решение было принято с целью развития творческих способностей воспитанников. Также присутствующие единодушно поддержали предложение об организации выездной экскурсии в зоопарк для детей подготовительной группы. Экскурсия запланирована на первую неделю мая и будет финансироваться за счет родительских взносов.
Комитет постановил провести субботник по благоустройству территории детского сада в ближайшие выходные. Все родители обязались принять участие в данном мероприятии. Кроме того, было решено организовать сбор макулатуры, средства от которого будут направлены на приобретение новых игрушек и развивающих пособий для детей.
Оформление и хранение протокола
Начинайте оформление протокола сразу после собрания. Укажите в верхней части документа название детского сада, дату, время и место проведения собрания. Перечислите присутствующих и отсутствующих членов родительского комитета.
Подробно описывайте ход собрания, фиксируя озвученные вопросы, принятые решения и голосование по ним. Используйте чёткие формулировки и избегайте двусмысленности. Нумеруйте пункты повестки дня.
Протокол подписывают председатель и секретарь родительского комитета. Хранить его следует в специальной папке в надёжном месте. Выдавайте заверенные копии протокола по запросу родителей. Соблюдайте конфиденциальность данных.
Регулярно просматривайте протоколы предыдущих собраний, чтобы отслеживать выполнение принятых решений. Это поможет повысить эффективность работы родительского комитета.